очень интересная штука, разбросать по папкам, по годам... 
т.е. для начало создаем папки по годам, потом делаем выборку по годам и соответственно через поле Обновить Все, перемещаем по соответствующим папкам, ну и потом в Роли настраиваешь доступ к папкам... 
т.е. для начало создаем папки по годам, потом делаем выборку по годам и соответственно через поле Обновить Все, перемещаем по соответствующим папкам, ну и потом в Роли настраиваешь доступ к папкам...